La digitalizzazione processi aziendali consiste nel trasformare attività gestite manualmente, attraverso carta, fogli di calcolo, email e strumenti non integrati, in flussi di lavoro digitali, strutturati e, quando possibile, automatizzati.
Per una piccola e media impresa (PMI) non significa semplicemente acquistare nuovi software: significa riprogettare il modo in cui le informazioni vengono raccolte, condivise, elaborate e utilizzate per prendere decisioni.
Il tema riguarda direttamente imprenditori, responsabili amministrativi e Operations Manager che devono ridurre tempi operativi, errori di inserimento delle informazioni (imputazione dei dati), duplicazioni delle informazioni e attività a basso valore aggiunto.
Un processo digitalizzato consente infatti di rendere più ordinato il lavoro quotidiano, mantenere i dati aggiornati e collegare attività che oggi vengono gestite separatamente, facendo perdere tempo utile nel recupero dei dati utili.
La domanda corretta, quindi, non è soltanto “quale software devo acquistare?” o "quali caratteristiche deve avere il gestionale", ma “quali processi della mia azienda devono essere ripensati e quali attività possono essere digitalizzate o automatizzate?”.
È da questa analisi che dovrebbe partire qualsiasi progetto di trasformazione digitale e di revisione dei processi aziendali.
Attenzione, si parla di "evoluzione" e non di "rivoluzione" dei medoti di lavoro. Non c'è quindi nulla di cui spaventarsi o che possa mettere in allerta il personale addetto.
La digitalizzazione processi aziendali è un normale percorso di trasformazione che offre fin da subito risultati economici tangibili.
Cosa significa davvero digitalizzare un processo aziendale
Digitalizzare un processo aziendale significa utilizzare strumenti e tecnologie digitali per gestire in modo strutturato un'attività che prima dipendeva da operazioni manuali o da strumenti non collegati tra loro.
Un esempio semplice è il processo di gestione di un ordine cliente.
In un'organizzazione poco digitalizzata, l'ordine può arrivare via email o telefono, essere trascritto manualmente in un file Excel, comunicato al magazzino attraverso un'altra email e successivamente reinserito nel gestionale per la fatturazione. Ogni passaggio introduce una possibilità di errore e richiede tempo.
In un processo digitalizzato, invece, l'ordine può essere registrato una sola volta e diventare il punto di partenza di un flusso condiviso con le varie aziendali: produzione, magazzino, contabilità, etc... Le informazioni possono essere utilizzate dal gestionale senza doverle reinserire manualmente.
La differenza non è quindi soltanto tecnologica. Il vero risultato della digitalizzazione processi aziendali è la velocità del trasferimento delle informazioni tra le aree interessate, la riduzione delle attività ripetitive e la circolazione manuale delle informazioni.
Quali processi conviene digitalizzare per primi
Non tutti i processi aziendali devono essere digitalizzati contemporaneamente.
Per una PMI è generalmente più efficace individuare le attività che combinano elevata frequenza, alto impiego di tempo, rischio di errore e forte dipendenza da dati condivisi.
Tra i processi che più frequentemente possono beneficiare della digitalizzazione rientrano:
- gestione di ordini e preventivi;
- ciclo attivo e ciclo passivo;
- gestione dei documenti;
- approvazione di richieste e pratiche;
- gestione delle attività commerciali;
- aggiornamento delle anagrafiche clienti e fornitori;
- gestione delle scadenze;
- controllo delle attività operative;
- gestione del magazzino;
- raccolta e analisi dei dati aziendali.
Un criterio pratico consiste nel chiedersi quanto tempo viene impiegato ogni settimana per un'attività e quante volte la stessa informazione viene inserita, controllata o trasferita manualmente.
Se un dipendente dedica ogni giorno una parte significativa del proprio tempo a copiare dati da un sistema all'altro, ricontrollare documenti o aggiornare manualmente più archivi, quella attività rappresenta un candidato naturale alla digitalizzazione.
Snellire i processi e dare l'opportunità agli addetti di occuparsi di attività più significatie è uno dei pilastri della digitalizzazione processi aziendali.
I segnali che indicano che un processo è
ancora troppo manuale
Una PMI può spesso individuare le proprie priorità senza iniziare immediatamente da un progetto tecnologico complesso. La digitalizzazione aziendale è spesso un processo graduale, sviluppato a step e con logiche di software e applicazioni integrate.
Ci sono alcuni segnali particolarmente significativi che spingono la direzione a dare un impulso significativo al passaggio dal manuale al digitale.
Ad incidere è stata spesso la normativa (fatturazione elettronica, gestione digitale dei rifiuti, pagamenti verso la PA etc...).
A volte, invece, l'input non è esogeno ma endogeno. E così, il passaggio verso la digitalizzazione può essere determinato da fattori diversi.
Gli stessi dati vengono inseriti più volte.
Se un cliente deve essere registrato in diversi file, programmi o archivi, esiste una duplicazione che aumenta il rischio di dati incoerenti e soprattutto di informazioni contrastanti.
Le informazioni vengono trasferite attraverso email o messaggi.
Quando un'attività dipende dal fatto che una persona inoltri manualmente un documento o avvisi un collega, il processo può essere difficile da controllare e misurare. L'assenza di un dipendente può bloccare le attività e far perdere l'idea di dove il percorso si sia fermato.
Il foglio di calcolo come Excel viene utilizzato come sistema centrale per attività operative complesse.
Un foglio di calcolo può essere uno strumento molto utile, ma diventa problematico quando viene utilizzato per gestire processi che richiedono dati condivisi, aggiornamenti frequenti, autorizzazioni o tracciabilità. Ed è qui che entra in gioco la digitalizzazione processi aziendali.
Gli errori vengono scoperti soltanto alla fine del processo.
Se un'informazione errata viene individuata dopo diversi passaggi, il costo della correzione aumenta. Non è, però, nemmeno detto che l'errore sia individuato per tempo.
Una sola persona conosce il funzionamento del processo.
La dipendenza dalla conoscenza individuale (magari di un dipendente storico) è un rischio operativo: ferie, assenze o cambiamenti organizzativi possono rallentare il lavoro, modificare i processi. La memoria storica non può essere un elemento centrale della gestione aziendale.
Non è possibile sapere rapidamente a che punto è un'attività.
Se per ottenere una risposta è necessario telefonare o chiedere informazioni a più persone, il processo non è sufficientemente tracciato.
Questi segnali non indicano necessariamente che l'azienda abbia bisogno di un software completamente nuovo.
Indicano piuttosto che il processo deve essere analizzato prima di scegliere la tecnologia.
Indicano che c'è bisogno di un percorso strutturato di digitalizzazione processi aziendali.
Digitalizzazione e automazione non sono la stessa cosa
Digitalizzare e automatizzare sono concetti collegati, ma non equivalenti.
La digitalizzazione processi aziendali porta un'attività o un'informazione all'interno di un ambiente digitale organizzato. L'automazione consente invece al sistema di eseguire automaticamente determinate operazioni sulla base di regole, eventi o condizioni definite.
Per esempio, trasformare un modulo cartaceo in un modulo digitale è digitalizzazione. Fare in modo che, una volta compilato il modulo, i dati vengano registrati automaticamente nel sistema e generino una notifica al responsabile competente significa introdurre anche automazione.
La distinzione è importante perché automatizzare un processo inefficiente non lo rende automaticamente efficiente.
Prima si semplifica e si struttura il processo; successivamente si valuta quali passaggi possono essere automatizzati.
Perché la digitalizzazione processi aziendali è fondamentale per una PMI
Uno dei principali problemi delle aziende che crescono senza una progressiva evoluzione dei sistemi informativi è la presenza di silos di dati.
Il commerciale dispone di determinate informazioni, l'amministrazione ne gestisce altre, il magazzino utilizza un proprio archivio e la direzione costruisce report partendo da file differenti.
Il problema non è soltanto avere molti strumenti. È soprattutto non avere un collegamento affidabile tra le informazioni. Ossia non avere una vera propria digitalizzazione processi aziendali.
Un gestionale o un sistema ERP è in grado di svolgere un ruolo centrale proprio perché consente di utilizzare dati condivisi da più funzioni aziendali. L'informazione inserita in un punto del processo può diventare disponibile, secondo autorizzazioni e configurazioni definite, anche per le attività successive.
Questo permette di ridurre la duplicazione degli inserimenti e rende più semplice mantenere una fonte informativa coerente.
Per una PMI, l'integrazione dei dati può tradursi in una gestione più fluida degli ordini, maggiore controllo sulle attività, riduzione degli errori e disponibilità di informazioni più affidabili per le decisioni.
Il ruolo del gestionale nella trasformazione dei processi
Il gestionale aziendale non dovrebbe, quindi, essere considerato come un semplice strumento per registrare fatture o movimentare il magazzino.
In un progetto di digitalizzazione, il gestionale diventa uno dei nodi principali attraverso cui sono organizzate informazioni e attività aziendali.
La sua efficacia dipende però dalla capacità di supportare i processi effettivamente utilizzati dall'impresa.
Prima di scegliere o sostituire una soluzione è quindi opportuno verificare almeno:
- quali reparti devono utilizzare il sistema;
- quali dati devono essere condivisi;
- quali attività devono essere tracciate;
- quali processi devono essere integrati;
- quali operazioni possono essere automatizzate;
- quali informazioni servono alla direzione;
- quali sistemi devono comunicare tra loro.
Un errore frequente consiste nel scegliere il software esclusivamente sulla base dell'elenco delle funzionalità. Una soluzione tecnologicamente ricca può risultare poco efficace se non risolve i problemi reali del processo o è sovradimensionata rispetto alle effettive esigenze aziendali.
Quanto può migliorare l'efficienza operativa?
La digitalizzazione produce valore quando è collegata a risultati misurabili.
Per questo, prima di intervenire, è utile definire alcuni indicatori di riferimento.
Per esempio:
- tempo medio necessario per completare un'attività;
- numero di inserimenti manuali;
- numero di errori o correzioni;
- tempo necessario per recuperare un documento;
- numero di attività arretrate;
- tempo necessario per produrre un report;
- numero di passaggi necessari per completare una pratica.
Supponiamo che un ufficio gestisca 200 pratiche al mese e impieghi mediamente 10-12 minuti per inserire manualmente gli stessi dati in più sistemi. Il tempo complessivo destinato a quella sola attività può diventare significativo nel corso dell'anno.
Ridurre il tempo unitario non significa necessariamente ridurre il personale. In molti casi significa liberare tempo da attività ripetitive per destinarlo ad attività a maggiore valore, come assistenza ai clienti, controllo, vendita e analisi.
Gli errori più comuni nei progetti di digitalizzazione
Uno dei principali errori nel percorso verso la digitalizzazione consiste nel partire dalla tecnologia invece che dal processo.
Acquistare un nuovo software senza aver individuato le inefficienze che si vogliono risolvere può portare a replicare digitalmente procedure già inefficienti.
Un secondo errore è digitalizzare tutto contemporaneamente. Una PMI può ottenere risultati migliori iniziando da uno o due processi ad alto impatto, misurando il risultato e successivamente estendendo il modello.
Un altro problema riguarda la frammentazione degli strumenti. Aggiungere applicazioni senza verificare la loro capacità di dialogare con i sistemi già presenti può aumentare, anziché ridurre, la complessità.
È inoltre sbagliato considerare concluso il progetto di digitalizzazione processi aziendali nel momento in cui il software viene installato. La digitalizzazione richiede configurazione, formazione, adozione da parte degli utenti e verifica dei risultati.
Infine, occorre evitare di misurare il successo soltanto sulla base del numero di strumenti introdotti. Il parametro corretto è il miglioramento del processo.
C'è un aspetto che viene spesso sottovalutato ma che è determinante nell'attività di snellimento delle procedure: la soddisfazione dei lavoratori nell'impiego di strumenti adeguati e utili a snellire procedure noiose e onerose (in termini temporali).
Un metodo pratico in 6 fasi per digitalizzare una PMI
Un percorso efficace può essere organizzato in sei fasi.
1. Mappare il processo attuale
Descrivere concretamente cosa succede dall'inizio alla fine dell'attività, quali persone intervengono, quali documenti vengono utilizzati e quali sistemi vengono coinvolti. È l'inizio di un percorso utile, se non indispensabile, per intraprendere un percorso corretto e intelligente di digitalizzazione dell'attività. Semplifica anche la ricerca dello software più adatto e definisce il perimetro entro cui l'addetto all'acquisto deve rimanere.
2. Individuare le inefficienze
Misurare dove si verificano attese, duplicazioni, errori, attività manuali e passaggi privi di valore. In questo modo si capisce dove ci sono margini di miglioramento e quali dati e strumenti usare per misurare il pre e il post introduzione in azienda della digitalizzazione.
3. Stabilire le priorità
Non tutti i processi hanno la stessa rilevanza. È opportuno privilegiare quelli che generano maggiore costo operativo, rischio, impatto sul cliente o ingenerare costi indotti.
4. Definire il processo futuro
Prima di configurare gli strumenti, stabilire come dovrebbe funzionare il processo dopo la digitalizzazione. Anche la scelta delle permissioni è un aspetto da tenere in considerazione e da gestire con la dovuta attenzione. Non tutti i dipendenti, infatti, possono e/o devono poter accedere a tutte le funzionalità.
5. Scegliere strumenti integrabili
Gestionale, ERP, workflow, gestione documentale e strumenti di analisi devono essere valutati anche in relazione alla loro capacità di condividere dati e sostenere il processo complessivo.
6. Misurare il risultato
Dopo l'introduzione della soluzione, confrontare gli indicatori definiti inizialmente con i nuovi risultati. Quest'aspetto non è da trascurare soprattutto in ottica di eventuali implementazioni/modifiche.
Questo approccio permette di trasformare la digitalizzazione da un costo generico ad un investimento tecnologico e in progetto di miglioramento operativo.
Un esempio concreto: dall'ordine alla fatturazione
Consideriamo una PMI che riceve ordini attraverso diversi canali.
Prima della digitalizzazione, l'operatore può ricevere l'ordine via email, controllare manualmente l'anagrafica cliente, verificare la disponibilità del prodotto, inserire i dati nel gestionale e successivamente comunicare all'amministrazione le informazioni necessarie alla fatturazione.
Il processo comporta diversi passaggi e può generare errori di trascrizione.
In un flusso più strutturato, l'ordine viene acquisito digitalmente e le informazioni disponibili vengono utilizzate nei passaggi successivi. Il sistema può supportare la verifica dei dati, la gestione della disponibilità, l'avanzamento dell'ordine e la successiva elaborazione amministrativa.
Il beneficio non consiste semplicemente nell'avere “un ordine digitale”. Consiste nel ridurre il numero di volte in cui la stessa informazione deve essere gestita manualmente.
Digitalizzare significa anche migliorare
la qualità delle decisioni
La digitalizzazione dei processi produce un ulteriore effetto: rende più facilmente disponibili dati utilizzabili per l'analisi.
Se le informazioni relative a vendite, clienti, ordini, marginalità, magazzino e attività operative sono raccolte in modo strutturato, diventa più semplice costruire indicatori e report. Informazioni utili per programmare, definire strategie, affinare azioni che migliorano l'attività e i processi aziendali, strutturare ampliamenti o riduzioni di aree o comparti.
Questo permette alla direzione di passare da una gestione basata prevalentemente sulla percezione a una gestione supportata dai dati.
La Business Intelligence può, per esempio, aiutare a individuare andamento delle vendite, marginalità, performance dei clienti o anomalie nei processi.
Un processo digitalizzato genera quindi non solo efficienza, ma anche dati migliori per prendere decisioni.
Come capire se la propria azienda è pronta a partire
Una PMI non deve necessariamente avere un'organizzazione completamente digitalizzata per iniziare.
Un buon punto di partenza è effettuare una verifica interna ponendosi alcune domande:
Quali attività richiedono più tempo di quanto dovrebbero?
Dove si verificano più frequentemente gli errori?
Quali informazioni sono difficili da recuperare?
Quali processi dipendono da una singola persona?
Quali attività vengono gestite attraverso file Fogli di calcolo (p.es: Excel) separati?
Quali informazioni devono essere condivise tra più reparti?
Quanto tempo impieghiamo per ottenere un dato utile alla direzione?
Le risposte permettono di costruire una prima fotografia del livello di digitalizzazione dell'impresa e, soprattutto, di individuare le aree con il maggiore potenziale di miglioramento.
Digitalizzazione dei processi: da dove partire concretamente
Per una PMI, il percorso più efficace non consiste necessariamente nell'introdurre molti strumenti contemporaneamente.
Il primo passo è individuare un processo concreto, misurarne tempi e criticità e stabilire quale risultato si vuole ottenere.
Successivamente si può verificare quali strumenti siano necessari: un gestionale più evoluto, un ERP, un workflow digitale, sistemi di gestione documentale o strumenti di analisi possono essere utilizzati singolarmente oppure integrati all'interno di un'architettura più ampia.
La scelta deve sempre partire dalle esigenze dell'impresa e dalla possibilità di costruire un ecosistema nel quale dati, persone e processi siano collegati, evitando la proliferazione di applicazioni isolate.
La digitalizzazione non è quindi un progetto che termina con l'acquisto di un software. È un processo di miglioramento continuo che deve accompagnare l'evoluzione dell'azienda.
Solo dopo questa analisi è possibile individuare le tecnologie più adatte.
Un gestionale, un ERP, un workflow digitale o una soluzione di Business Intelligence diventano realmente strategici quando non vengono utilizzati come strumenti isolati, ma contribuiscono a costruire un sistema nel quale le informazioni vengono inserite una volta, utilizzate nei diversi passaggi necessari e trasformate in dati utili per l'operatività e le decisioni.
Per questo la digitalizzazione dei processi aziendali non dovrebbe essere affrontata come un semplice progetto IT. È un progetto di organizzazione e di crescita dell'impresa.
Vuoi capire da dove iniziare nella tua azienda?
Ogni PMI ha processi, strumenti e priorità differenti. Un'analisi delle attività attuali permette di individuare le aree nelle quali la digitalizzazione può produrre il maggiore impatto e definire un percorso coerente con le esigenze dell'impresa.
Contatta Buffetti per approfondire le soluzioni disponibili per digitalizzare e integrare i processi della tua azienda.
