La gestione della Fatturazione Elettronica in uno Studio di commercialista, se non architettata in maniera completa ed efficiente rischia di trasformarsi in un onere significativo per lo studio. Al contrario, una corretta organizzazione e strumenti adeguati rappresentano l’opportunità di risparmiare tempo e risorse e di offrire nuovi servizi, grazie al digitale.
L’introduzione della Fatturazione Elettronica obbligatoria a partire dal 1° gennaio 2019, con anticipo al 1° luglio 2018 per i distributori di carburanti da autotrazione e per i subappaltatori della Pubblica Amministrazione, rappresenta un’importante novità per l’operatività di tutti gli studi. Non solo lo studio dovrà emettere parcelle in formato elettronico, ma si troverà coinvolto direttamente o indirettamente nella gestione dei flussi attivi e passivi dei propri clienti.
La Fatturazione Elettronica introduce un formato standard di documento informatico che, una volta composto a partire da una soluzione software, viene veicolato al destinatario tramite l’indirizzamento via Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Il documento Fattura Elettronica, pertanto è un file Xml in formato ministeriale (già in uso per la fattura PA), all’interno del quale viene indicato l’indirizzo del destinatario, rappresentato da un indirizzo PEC o da un Codice Destinatario fornito dal Cessionario/Committente.
Il file, generato dal gestionale in formato Xml viene trasmesso al Sistema di Interscambio tramite uno dei canali messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate (PEC, web service o ftp). Il Sistema di Interscambio risponde a questi invii con una serie di notifiche (sempre in formato Xml) per confermare la correttezza del file trasmesso, il suo corretto instradamento e la corretta ricezione da parte del cessionario committente. La generazione di una ricevuta di consegna (o di mancata consegna) determina a tutti gli effetti la validità giuridica dell’emissione del documento.
Il recapito della Fattura al Cessionario/Committente avviene attraverso il canale prescelto da quest’ultimo oppure, qualora non ne avesse dichiarato uno preferenziale all’Agenzia delle Entrate, all’indirizzo indicato in fattura. La norma stabilisce che il file debba essere messo a disposizione del Cessionario/Committente, oltre che in forma elettronica (xml) in una forma intellegibile o human readable.
Essendo la fattura elettronica in tutto e per tutto un documento digitale, essa va conservata digitalmente a norma per preservarne il valore ai fini tributari e civilistici.
È da chiarire che sia in fase di emissione, trasmissione e ricezione può intervenire un intermediario al quale Cedente/Prestatore o Cessionario/Committente ha opportunamente delegato la gestione.
A seconda del profilo cliente di Studio e della propria attività di consulenza, per ciascun cliente lo Studio può scegliere se:
