Conservazione digitale a norma significa adottare un processo organizzato per mantenere nel tempo autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici.
Per un'impresa o un professionista non basta salvare fatture, contratti o altri file in una cartella del server o in uno spazio cloud.
Occorre verificare come l’impresa forma, gestisce, trasferisce nel sistema di conservazione e mantiene i documenti nel tempo..
La questione riguarda direttamente chi gestisce amministrazione, contabilità e documentazione aziendale. Responsabile Amministrativo, CFO e imprenditore devono sapere quali documenti conservare, quali regole applicare, quali responsabilità definire e come controllare il processo.
Il riferimento comprende il Codice dell'Amministrazione Digitale, le Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e le disposizioni specifiche applicabili alle diverse tipologie documentali.
Le Linee Guida raccolgono in un unico quadro le regole tecniche sulla formazione, gestione e conservazione del documento informatico.
Che cosa significa conservazione digitale a norma
La conservazione digitale a norma è il processo che permette di mantenere nel tempo i documenti informatici garantendone le caratteristiche richieste dalla normativa.
Il punto centrale è distinguere l'archiviazione dalla conservazione.
Archiviare significa organizzare e rendere disponibili i file.
Conservare significa applicare un processo strutturato che garantisca autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità nel tempo.
AgID indica queste caratteristiche tra i requisiti del sistema di conservazione.
Il sistema deve garantire l'accesso agli oggetti conservati per il periodo previsto dalla normativa o dal piano di conservazione applicabile.
Per una PMI, questo significa guardare oltre il singolo file. Un documento deve seguire un percorso definito dalla sua formazione fino alla conservazione.
Devono essere chiari anche i soggetti coinvolti e
le rispettive responsabilità
Quali documenti devono essere conservati?
Non esiste un unico elenco valido per ogni attività. Gli obblighi dipendono dalla natura del documento e dalla normativa applicabile.
Una PMI deve quindi partire dalla propria documentazione e classificare le diverse tipologie.
Tra i documenti che una PMI gestisce in formato digitale rientrano, in base agli specifici obblighi, fatture elettroniche, registri contabili, contratti, documenti amministrativi e altri documenti informatici.
Per la documentazione contabile e fiscale occorre considerare anche le disposizioni specifiche. I tempi di conservazione non vanno quindi stabiliti in modo generico.
La prima verifica consiste nel collegare ogni tipologia documentale al relativo obbligo.
Solo dopo questa analisi è possibile definire correttamente tempi, modalità e responsabilità del processo.
Come funziona il processo di conservazione dei documenti
La conservazione digitale a norma richiede un processo definito.
Non coincide con il semplice salvataggio di un documento.
La gestione deve considerare almeno la formazione del documento, la sua classificazione, l'associazione dei metadati, il trasferimento nel sistema di conservazione e le modalità di accesso nel tempo.
AgID descrive il sistema di conservazione come l'insieme di regole, procedure e tecnologie che garantiscono le caratteristiche degli oggetti digitali conservati. Il sistema deve mantenere l'accessibilità degli oggetti per il periodo previsto dalla normativa.
Per una PMI è quindi utile rappresentare il processo in modo semplice:
- formazione o ricezione del documento
- gestione e classificazione
- associazione dei metadati
- trasferimento al sistema di conservazione
- presa in carico e conservazione
- reperimento ed esibizione quando necessario
Questa sequenza consente di individuare subito eventuali passaggi privi di regole o responsabilità definite.
Chi è responsabile della conservazione digitale?
La responsabilità della conservazione digitale a norma deve essere definita all'interno dell'organizzazione.
Non coincide necessariamente con la persona che inserisce o consulta i documenti.
AgID prevede ruoli e responsabilità specifici nel sistema di conservazione.
Il manuale di conservazione descrive, tra gli altri elementi, la struttura organizzativa, le responsabilità dei soggetti coinvolti, le tipologie di oggetti conservati e il processo adottato.
Per i soggetti privati, AgID precisa che la nomina del Responsabile della Conservazione riguarda i casi in cui la legge prescrive obblighi di conservazione dei documenti gestiti dal soggetto.
Questo passaggio richiede attenzione.
Affidare il servizio di gestire la conservazione digitale a norma a un fornitore non elimina la necessità di definire ruoli e responsabilità all'interno dell'attività.
Un esempio pratico: la conservazione
delle fatture elettroniche
Immagina una PMI che riceve ogni mese centinaia di fatture elettroniche.
Il responsabile amministrativo scarica i documenti e li salva in una cartella condivisa.
La cartella contiene sottocartelle divise per anno e fornitore. In caso di controllo, le fatture risultano quindi facilmente consultabili.
Questo sistema equivale alla conservazione digitale a norma?
No. La disponibilità del file non dimostra l'esistenza di un processo di conservazione conforme.
Occorre verificare come il documento viene preso in carico, quali informazioni vengono associate, quale processo viene applicato e quali responsabilità sono state definite.
L'esempio evidenzia un errore frequente. Avere una copia del documento non equivale a conservarlo secondo un processo documentale strutturato.
Quali elementi verificare prima di scegliere un servizio
La scelta di un servizio di conservazione deve partire dal processo documentale della tua attività.
Prima di procedere, verifica almeno questi elementi:
- quali documenti sono inclusi nel servizio
- quali regole vengono applicate al processo
- quali ruoli e responsabilità sono definiti
- come vengono gestiti i metadati
- come viene garantita la reperibilità dei documenti
- come vengono gestiti gli accessi
- quale documentazione descrive il servizio
- come vengono gestiti aggiornamenti e cambiamenti tecnologici
Il sistema deve mantenere l'accessibilità degli oggetti conservati anche nel tempo, considerando l'evoluzione del contesto tecnologico.
Le Linee Guida AgID richiamano questo requisito nella descrizione del sistema di conservazione.
Quali sono gli errori più comuni?
Un primo errore consiste nel considerare la conservazione come un'attività da svolgere alla fine del processo amministrativo.
La conservazione deve essere collegata alla gestione documentale.
Se i documenti vengono prodotti senza criteri coerenti, se mancano informazioni essenziali o se non sono definite responsabilità e tempi, la gestione successiva diventa più difficile.
Un secondo errore consiste nel considerare il backup come sostitutivo della conservazione. Il backup protegge i dati da perdita o indisponibilità. La conservazione risponde a esigenze diverse e segue un processo specifico.
Un terzo errore riguarda la responsabilità. Affidare il servizio a un fornitore non significa trasferire automaticamente ogni responsabilità organizzativa. Occorre definire ruoli, criteri e attività.
La checklist per verificare la compliance
Prima di considerare strutturato il processo documentale della tua attività, verifica questi punti:
- Hai individuato le tipologie di documenti da conservare?
- Hai definito i tempi di conservazione applicabili?
- Hai verificato il processo di formazione e gestione dei documenti?
- I documenti vengono trasferiti correttamente nel sistema di conservazione?
- Sono presenti i metadati previsti?
- Sono definiti ruoli e responsabilità?
- È disponibile la documentazione relativa al sistema di conservazione?
- I documenti sono reperibili e leggibili nel tempo?
- Hai verificato le procedure applicate dal fornitore?
- Il processo viene aggiornato quando cambiano norme o procedure?
Questa verifica permette di individuare le aree che richiedono un approfondimento.
Per una PMI, il punto di partenza non è quindi il singolo file.
È l'intero processo documentale.
Conservazione digitale a norma: quali responsabilità organizzative comporta?
La conservazione digitale a norma collega tecnologia, documenti e responsabilità.
L'obiettivo è fare in modo che ogni documento segua un percorso definito dalla sua formazione fino alla conservazione.
Questo approccio riduce le situazioni in cui un documento viene salvato in più cartelle, gestito senza criteri uniformi o affidato a procedure non documentate.
La gestione strutturata facilita anche la ricerca dei documenti e il controllo del patrimonio informativo dell'attività.
Per questo la verifica della compliance dovrebbe coinvolgere amministrazione, sistemi informativi e direzione, in base alla struttura della singola attività.
Come mantenere aggiornato il processo di conservazione?
La normativa e le indicazioni tecniche richiedono un controllo periodico del processo.
Le Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici sono accompagnate da allegati dedicati a formati, riversamento, standard, specifiche tecniche e metadati.
La pagina istituzionale AgID riporta anche gli aggiornamenti disponibili della documentazione.
Anche la documentazione interna deve quindi rimanere coerente con il processo adottato. Occorre verificare periodicamente le tipologie documentali gestite, i tempi applicabili, i ruoli e le modalità di conservazione.
Per i soggetti privati che non dispongono di un piano di conservazione, AgID indica la necessità di definire criteri di organizzazione dell'archivio, selezione periodica e conservazione dei documenti, compresi i tempi entro i quali le diverse tipologie devono essere trasferite in conservazione ed eventualmente scartate.
Se la tua attività gestisce documenti digitali, verifica ora il processo. Parti dalla checklist, individua eventuali criticità e controlla che ruoli, tempi, metadati e modalità di conservazione siano coerenti con la documentazione adottata.
Per approfondire la gestione documentale e valutare una soluzione adatta alla tua attività, come 2DOC o Azienda Digitale, contatta Buffetti.
